Báo cáo triển khai CRM, công nợ, hóa đơn và kho xe
Đợt triển khai tập trung chuẩn hóa vận hành mua/bán xe, công nợ khách hàng, phiếu thu chi, hóa đơn dịch vụ, đối soát ngân hàng và kiểm soát dữ liệu kho xe.
1. Mục tiêu triển khai
Chuẩn hóa các quy trình vận hành chính để dữ liệu thống nhất, giảm nhập tay và hạn chế phát sinh trùng lặp.
2. Kết quả đã hoàn thành
2.1 Chuẩn hóa công nợ khách hàng
Đã chuyển từ cách theo dõi rời rạc theo từng lần phát sinh sang mô hình công nợ tổng theo khách hàng.
- Mỗi khách hàng có một hồ sơ công nợ tổng.
- Hợp đồng mua xe và bán xe được nối vào hồ sơ công nợ của khách đó.
- Khách quay lại mua/bán nhiều lần vẫn được gom vào cùng hồ sơ.
- Hệ thống thể hiện được khách còn nợ công ty hay công ty còn phải trả khách.
Bán xe, Mua xe và Bù trừ. Số dư dương là khách còn nợ công ty, số dư âm là công ty còn nợ khách.
2.2 Chuẩn hóa phiếu thu - phiếu chi
Đã thiết lập phiếu thu chi làm nguồn xác nhận tiền chính thức.
- Khi tạo công nợ, hệ thống chỉ ghi nhận nghĩa vụ phải thu/phải trả.
- Không ghi nhận đã thu tiền ngay lúc tạo công nợ.
- Tiền thu phải đi qua phiếu thu.
- Tiền chi phải đi qua phiếu chi.
- Công nợ chỉ giảm khi phiếu thu/chi được xác nhận.
2.3 Tạo nhanh phiếu thu và phiếu chi
Đã bổ sung link thao tác nhanh ngay trên hồ sơ khách hàng để nhân viên mở form thu/chi đã điền sẵn dữ liệu.
2.4 Luồng bán xe
Đã thiết kế lại luồng bán xe để tránh tạo trùng công nợ khi khách cũ quay lại mua xe.
2.5 Luồng mua xe
Đã điều chỉnh mua xe đúng bản chất là khoản công ty phải trả cho khách/chủ xe.
- Hợp đồng mua xe được ghi vào nhóm
Mua xe - Phải trả. - Khoản phải trả chỉ giảm khi có phiếu chi được xác nhận.
- Không tạo nhiều dòng công nợ cho cùng một khách/đối tác.
2.6 Đối soát ngân hàng thu
Giao dịch ngân hàng được dùng để nhận diện khách hàng và tạo phiếu thu chờ xác nhận, không tự động xác nhận tiền.
2.7 Hóa đơn dịch vụ và in bill 80mm
- Đã chỉnh mẫu hóa đơn dịch vụ phù hợp máy in bill nhiệt 80mm.
- Nội dung canh giữa, dễ đọc, QR rõ hơn.
- Bỏ các phần hiển thị gây rối.
- Hình thức thanh toán hiển thị đúng theo dữ liệu hóa đơn.
2.8 Hóa đơn dịch vụ -> công việc kỹ thuật
Đã chuẩn hóa quy tắc tạo công việc từ hóa đơn dịch vụ.
- Tất cả sản phẩm/dịch vụ được chọn đều tạo dòng chi tiết hóa đơn.
- Chỉ mục phân loại là
Dịch vụmới tạo công việc kỹ thuật. - Mục
Phụ tùngchỉ nằm trong chi tiết hóa đơn, không tạo task.
2.9 Nhập nhanh thông tin xe dịch vụ
Nhân viên có thể nhập nhanh thông tin xe từ hồ sơ khách hàng theo mẫu biển số, xe, hãng, ODO và tình trạng. Hệ thống tự tạo hoặc cập nhật hồ sơ xe dịch vụ và tránh trùng theo khách hàng + biển số.
2.10 Phân loại khách mua/bán xe
Đã bổ sung phân loại tự động: khách mua xe, khách bán xe, hoặc vừa mua vừa bán xe. Dữ liệu này phục vụ lọc danh sách, chăm sóc và báo cáo.
2.11 Import khách mua xe sang danh sách đối tác
Đã chuyển danh sách khách mua xe phù hợp sang bảng đối tác, có kiểm tra trùng theo tên trước khi tạo.
2.12 Kiểm tra xe trùng trong kho
Đã bổ sung cơ chế kiểm tra xe trùng theo biển số, nếu không có biển số thì dùng số khung.
Các cột hỗ trợ đã được bổ sung gồm khóa kiểm tra trùng, trạng thái trùng, số dòng cùng xe và danh sách record trùng xe.
3. Trạng thái cấu hình hiện tại
Các phần cấu hình cần thiết đã được xử lý trong hệ thống. Trọng tâm tiếp theo là kiểm thử thực tế và hướng dẫn đội vận hành sử dụng đúng quy trình.
4. Giá trị mang lại
5. Đề xuất bước tiếp theo
- Import và kích hoạt các flow đã chuẩn hóa.
- Tắt các workflow cũ có nguy cơ tạo trùng.
- Kiểm thử một case bán xe khách mới.
- Kiểm thử một case bán xe khách cũ quay lại.
- Kiểm thử một case mua xe từ khách/đối tác đã có công nợ.
- Tạo thử phiếu thu và phiếu chi từ hồ sơ khách hàng.
- Rà soát danh sách xe trùng và xử lý dữ liệu kho.
- Cập nhật SOP nội bộ cho nhân viên theo quy trình mới.